Dias Gonçalves
Abílio Gonçalves
Por sugestão do André Silva, venho colocar de novo este comentário colocado em outro tópico, agradecendo a colaboração de todos para adicionarem mais problemas e eventuais soluções para a organização de eventos de clássicos.
Aqui estão algumas dicas para a organização de eventos de clássicos:
- Inscrições tardias - só se inscrevem até ao fim do prazo de inscrição cerca de 10% dos participantes - Solução - Marcar o prazo para pelo menos 1 semana antes
- Inscrições mesmo tardias - há alguns participantes que só se inscrevem mesmo na véspera - Soluções - ser intransigivel e não aceitar; mas é sempre melhor deixar 2 ou 3 lugares para aqueles que não conseguimos dizer que não
- Inscrições que não comparecem - podem ser mais difíceis de resolver - se já tiverem pago, a devolução só deverá ser feita se não houver prejuízo no evento, podendo ser-se mais moderado se houver manifesta força maior; se não tiverem pago, não se podem inscrever em outro evento sem pagar previamente; atenção aos participantes que apenas aparecem se não chover.
- Pagamento das inscrições - é de exigir sempre ser feito na altura da inscrição, podendo a excepção ser apenas aqueles participantes em que podemos ter plena confiança (que não podem ser muitos)
- Orçamento - provavelmente é o mais difícil; não se pode estabelecer um preço de inscrição sem ter noção bem real das despesas a suportar, sendo de separar os custo fixos (cartazes, brindes, ...) dos menos fixos (refeições só pagas se efectivadas, o que nem sempre é possivel conseguir com o fornecedor); é de evitar sempre os "já agora" que normalmente dão cabo de todos os orçamentos, excepto se estes "já agora" sejam oferecidos por um patrocinador. Depois de contabilizados todos os custos, convem pedir um valor de inscrição de mais 10 a 30% para os encargos inesperados, que aparecem sempre (a não ser que se tenha um apoio que permita haver prejuizo)
- Patrocinadores - Procurar arranjar o maior número de patrocinadores - os custos vão ser sempre menores; mesmo que seja apenas a oferta dum brinde simbólico, no próximo evento o patrocínio poderá ser maior
- Os organizadores - são uma peça chave e muitas vezes falha por estarem todos em estreia numa organização - solução - tentar um grupo em que alguns já tenha alguma experiência,, dividir tarefas (sempre em duplicado para o caso de um falhar) e, se possível, fazer organizações conjuntas com outra entidade. O meu maior medo é ficar sozinho na organização
- Acidentes - é o pior medo dum evento com carros antigos, particularmente se houver alguma forma de competitividade - solução - segurança, segurança, segurança pensar nas situações mais improváveis e encontrar soluções - o meu maior acidente foi um moto com side car que capotou em plena prova de perícia (a menos de 10 km/h), ficando o condutor metido dentro do side car (NÃO HÁ FOTOS)
- Situações de risco - há eventos com alguma impressibilidades, como o estado do tempo num pic-nic ou o trânsito - solução - arranjar alguma alternativa, como um espaço coberto para o pic-nic ou mudança do trajecto para evitar o trânsito (uma vez tive uma prova de motociclismo que impedia a passagem)
- O que não corre bem - há sempre alguma coisa que corre menos bem ou francamente mal - solução - tentar que seja percebido pelo menor número de participantes, ultimar alternativas de última hora e reconhecer os erros de forma mais ou menso notória, dependendo da sua gravidade. Mais que aprender com os nossos erros, aprender com os erros dos outros e, já agora, não os publicitar (os erros dos outros)
Aqui estão algumas dicas para a organização de eventos de clássicos:
- Inscrições tardias - só se inscrevem até ao fim do prazo de inscrição cerca de 10% dos participantes - Solução - Marcar o prazo para pelo menos 1 semana antes
- Inscrições mesmo tardias - há alguns participantes que só se inscrevem mesmo na véspera - Soluções - ser intransigivel e não aceitar; mas é sempre melhor deixar 2 ou 3 lugares para aqueles que não conseguimos dizer que não
- Inscrições que não comparecem - podem ser mais difíceis de resolver - se já tiverem pago, a devolução só deverá ser feita se não houver prejuízo no evento, podendo ser-se mais moderado se houver manifesta força maior; se não tiverem pago, não se podem inscrever em outro evento sem pagar previamente; atenção aos participantes que apenas aparecem se não chover.
- Pagamento das inscrições - é de exigir sempre ser feito na altura da inscrição, podendo a excepção ser apenas aqueles participantes em que podemos ter plena confiança (que não podem ser muitos)
- Orçamento - provavelmente é o mais difícil; não se pode estabelecer um preço de inscrição sem ter noção bem real das despesas a suportar, sendo de separar os custo fixos (cartazes, brindes, ...) dos menos fixos (refeições só pagas se efectivadas, o que nem sempre é possivel conseguir com o fornecedor); é de evitar sempre os "já agora" que normalmente dão cabo de todos os orçamentos, excepto se estes "já agora" sejam oferecidos por um patrocinador. Depois de contabilizados todos os custos, convem pedir um valor de inscrição de mais 10 a 30% para os encargos inesperados, que aparecem sempre (a não ser que se tenha um apoio que permita haver prejuizo)
- Patrocinadores - Procurar arranjar o maior número de patrocinadores - os custos vão ser sempre menores; mesmo que seja apenas a oferta dum brinde simbólico, no próximo evento o patrocínio poderá ser maior
- Os organizadores - são uma peça chave e muitas vezes falha por estarem todos em estreia numa organização - solução - tentar um grupo em que alguns já tenha alguma experiência,, dividir tarefas (sempre em duplicado para o caso de um falhar) e, se possível, fazer organizações conjuntas com outra entidade. O meu maior medo é ficar sozinho na organização
- Acidentes - é o pior medo dum evento com carros antigos, particularmente se houver alguma forma de competitividade - solução - segurança, segurança, segurança pensar nas situações mais improváveis e encontrar soluções - o meu maior acidente foi um moto com side car que capotou em plena prova de perícia (a menos de 10 km/h), ficando o condutor metido dentro do side car (NÃO HÁ FOTOS)
- Situações de risco - há eventos com alguma impressibilidades, como o estado do tempo num pic-nic ou o trânsito - solução - arranjar alguma alternativa, como um espaço coberto para o pic-nic ou mudança do trajecto para evitar o trânsito (uma vez tive uma prova de motociclismo que impedia a passagem)
- O que não corre bem - há sempre alguma coisa que corre menos bem ou francamente mal - solução - tentar que seja percebido pelo menor número de participantes, ultimar alternativas de última hora e reconhecer os erros de forma mais ou menso notória, dependendo da sua gravidade. Mais que aprender com os nossos erros, aprender com os erros dos outros e, já agora, não os publicitar (os erros dos outros)
